Organisation:
DEB ECOF SRL, BCE
BE 0836.306.383, ITAA 223 969
Si nous traitons vos données à caractère personnel, nous le faisons conformément au règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016
(ci-après, le « RGPD » ou, en anglais, le « GDPR »).
I.Responsable du traitement des données à caractère personnel
DEB ECOF SRL est responsable du traitement des données à caractère personnel comme indiqué dans la présente déclaration de respect de la vie privée.
Cela signifie que DEB ECOF SRL est responsable du traitement correct des données concernées et que vous pouvez vous adresser à DEB ECOF SRL
si vous avez des questions ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de traitement des données.
Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez toujours contacter DEB ECOF SRL
à l'adresse suivante :
debecof@debecof.be.
II.Catégories de données à caractère personnel – source de ces données.
DEB ECOF SRL traite principalement les données d'identification
ou de contact personnelles de ses clients et membres du personnel, de ses stagiaires et collaborateurs, de prestataires de services et de fournisseurs,
de tiers (intéressés ou justifiant d’un intérêt). Il s'agit notamment de données d'identification ou de contact personnelles, telles que le prénom,
le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de registre national, les données professionnelles, telles que la raison sociale et le numéro d'entreprise,
ainsi que les caractéristiques personnelles (sexe, date de naissance, nationalité) nécessaires pour :
- fournir les services pour lesquels vous faites appel à nous ;
- gérer votre qualité de client de la société ;
- dans le cadre de notre mission et/ou ;
- dans le cadre d'une relation (pré)contractuelle avec DEB ECOF SRL.
Selon les missions, DEB ECOF SRL peut également traiter des données judiciaires.
Des données financières (numéros de compte bancaire) sont traitées à des fins comptables (cotisations, paiements aux fournisseurs, facturation, etc.)
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III.Finalités et fondements juridiques du traitement des données à caractère personnel
A. DEB ECOF SRL traite certaines données à caractère personnel de ses clients sur la base de ses missions et de ses obligations légales.
B. DEB ECOF SRL traite les données à caractère personnel de ses clients sur la base du consentement explicite donné par ceux-ci à la collecte et au traitement (art.6,1,a) RGPD).
C. D'autres législations peuvent amener DEB ECOF SRL à traiter des données à caractère personnel (de son personnel, de ses clients et/ou de tiers),
telles que :
- La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèce.
- L'AR du 30 juillet 2018 relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO
D. A des fins de formation et d'information, la société peut mèner notamment les activités suivantes :
- La tenue et la mise à jour du tableau des clients, actionnaires, membres du personnel, collaborateurs internes et/ou externes et stagiaires. ;
- L'organisation de séminaires, de journées d'étude, de séances d'information et d'événements pour les membres du personnel, les stagiaires et des tiers,
et l'information des clients et membres du personnel sur de tels événements organisés par des tiers ;
- La mise à disposition d'outils utiles aux membres du personnel et aux stagiaires, voire aux clients ;
- L'information des membres et des stagiaires, des intéressés et des personnes qui montrent de l'intérêt, par notre site Web ;
- L'envoi éventuel de publications ;
- L'enquête sur les plaintes éventuelles dans le cadre de notre objectif "qualité".
E. Les données à caractère personnel sont par ailleurs également traitées pour l'exécution de toutes sortes d'accords, comme :
- L'information sur des publications ;
- la liste de postes vacants sur le site Web ;
- Les fournisseurs de biens et de services ;
F. En principe, la société ne traite pas de données sensibles concernant ses clients, sauf dans le cadre des obligations légales (loi anti-blanchiment, LCE, ...).
IV.Les principaux traitements effectués par DEB ECOF SRL
En fonction de la mission, DEB ECOF SRL traite vos données à caractère personnel de la manière décrite ci-dessous :
A. Dans l'exécution de ses missions, telles que décrites ci-dessus, DEB ECOF SRL traite des données à caractère personnel dans le cadre de :
- La tenue et la mise à jour des listes de clients, actionnaires, membres du personnel, stagiaires, collaborateurs internes et /ou externes ;
- Le respect de l'éthique associée à la profession, des normes déontologiques et le maintien/discipline ;
- Les enquêtes sur les plaintes éventuelles concernant les clients, et les poursuites y afférentes. Les traitements sont effectués par le personnel interne de DEB ECOF SRL ;
- La protection des intérêts légitimes de DEB ECOF SRL ;
- L'organisation de séminaires, de journées d'étude, de séances d'information et d'événements pour les membres du personnel, les stagiaires et des tiers ;
- La gestion interne de la qualité, les rapports et évaluations éventuels, l'encadrement et la surveillance, la formation continue et le développement professionnel ;
- La mise à disposition d'outils professionnels aux membres du personnel et stagiaires, voire les clients, par le serveur web ;
- L'information des clients, des membres du personnel et stagiaires, par tout support d'information et notre site Web ;
- L'envoi de publications informatives de DEB ECOF SRL aux clients, membres du personnel et stagiaires ;
- Le traitement des paiements ;
- L'envoi de documents et de mailings aux clients ;
- La fourniture des services aux clients ;
- DEB ECOF SRL traite également d'autres données à caractère personnel, dans le cadre d'une obligation légale, par exemple en vue de respecter le droit social et fiscal.
B. Visite de notre site Web
Lors d'une visite de notre site Web, nous (DEB ECOF SRL) pouvons recueillir des statistiques sur l'utilisation de celui-ci, sur le fondement de notre intérêt légitime.
Pour supprimer un éventuel cookie (analytique), veuillez vous référer aux informations pertinentes dans le navigateur que vous utilisez.
Sur le site Web se trouve également un cookie de session qui peut être nécessaire au fonctionnement du site Web et qui ne peut pas être refusé.
C'est un cookie de première partie. Cela signifie que nous avons un contrôle total sur les informations collectées par ce cookie.
Aucune donnée n'est transmise à un tiers.
Nous pouvons par conséquent garantir que ces informations ne seront pas utilisées à d'autres fins.
En toute hypothèse, les informations dans les cookies ne sont pas utilisées pour analyser le comportement de navigation des visiteurs individuels.
−Les formulaires zet documenst qui peuvent être téléchargés sur le site ou les applications et services interactifs où
les visiteurs doivent fournir des informations telles que leur nom, courrier électronique, adresse, préférence linguistique et/ou d'autres données,
ne sont utilisés que pour traiter la demande du visiteur et pour entrer en contact avec lui.
Ces informations ne sont utilisées qu'à cette fin et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
C. Extranet
L'Extranet est uniquement accessible aux clients et opérateurs de la société. Nous n'utilisons pas de cookies.
D. Intranet
L'Intranet est uniquement accessible aux opérateurs de la société. Nous n'utilisons pas de cookies.
E. Gestion des plaintes
DEB ECOF SRL gère les données à caractère personnel des personnes introduisant une plainte uniquement pour le traitement de la plainte, ainsi qu'à l'autorité judiciaire éventuellement concernée.
F. Prise de décision automatisée
DEB ECOF SRL ne prend pas de décisions sur la base de traitements automatisés sur des sujets qui pourraient avoir des conséquences (significatives) pour les personnes.
G. DEB ECOF SRL utilise les plateformes, et les programmes ou systèmes informatiques suivants :
- Sites Web de DEB ECOF SRL : www.debecof.be | www.debecof.eu | Extranet | Intranet
- Microsoft Office 365 | Libre Office
- Companyweb | Creditsafe
- Youtube | WhatsApp
- LinkedIn | Facebook | Twitter |
- Zoom | Skype | Team
- Ciel | Winbooks | Popsy | Autres programmes comptables
- Logiciels des secrétariats sociaux | du SPF Finances | SPF Emploi | SPF Justice.
V.Durée de conservation des données à caractère personnel
| Processus de traitement |
Durée de conservation |
| Gestion des clients | Pendant tout le temps où la personne est cliente et après : pour savoir si la personne concernée a déjà été cliente de DEB ECOF SRL. |
| Site Web & Extranet | Des cookies sont parfois placés temporairement («cookies de session», qui sont supprimés en fermant le navigateur) et parfois de manière permanente (« cookies persistants », qui restent en place jusqu'à leur expiration
ou jusqu'à leur effacement du poste client).
|
| Membres du personnel et mandataires | Application des durées de conservation imposées par la législation fiscale et sociale |
| Candidats membres du personnel | À l'issue de la procédure de sélection, les données à caractère personnel des candidats non retenus sont détruites.
Les données à caractère personnel du candidat retenu sont conservées à des fins de gestion et d'administration du personnel. |
| Plaintes |
Durée de traitement du dossier. Si le traitement n'est plus pertinent, les données sont supprimées, à moins qu'une disposition légale ne prescrive une durée de conservation plus longue. |
| Contacts avec la presse, les chargés de communication, les responsables d'autres entités |
Tant que la personne concernée exerce une fonction pour laquelle le contact doit être maintenu. |
| Prestataires de services | 10 ans après la fin de la prestation de services (délai de responsabilité). |
VI.Transfert de données
Les données des clients, membres du personnel ou des stagiaires ne peuvent être transmises
à quiconque et pour qiulque raison que ce soit sauf en procédure judiciaire, sans leur consentement explicite.
Un consentement donné peut également être retiré à tout moment en envoyant un courrier électronique à
debecof@debecof.be.
Quelles adresses sont-elles transmises dans ce contexte ?
Les adresses de courrier électronique ou non, professionnelle ne sont transmises que si le client a donné
son consentement de manière distincte à cette fin.
Chaque client peut toujours révoquer ce consentement de manière distincte, à tout moment.
Transfert vers des pays tiersEn principe, aucune donnée personnelle ne sera transférée vers des pays tiers (= des pays hors de l'Espace économique européen).
VII.Sécurité
La sécurité des données à caractère personnel est une grande priorité de DEB ECOF SRL.
Elle prend les mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger
les données à caractère personnel traitées.
Ces mesures concernent à la fois les mesures de sécurité générales et les applications
spécifiques où l'accès aux données à caractère personnel n'est possible que par des procédures comprenant
un mot de passe crypté.
Les organes d'administration, les membres de ces organes, et les membres du personnel de DEB ECOF SRL
peuvent échanger des données avec d'autres membres de ces organes, et avec d'autres membres du personnel
de DEB ECOF SRL, dans la mesure où cet échange de données est nécessaire pour les missions en cours.
Conformément à l'article 58 de la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales,
DEB ECOF SRL, ses organes, les membres de ses organes sont tenus au secret professionnel et ne peuvent
divulguer à aucune personne ou autorité les informations confidentielles dont ils ont eu connaissance,
sauf dans les cas prévus par la loi.
DEB ECOF SRL convient en outre avec les prestataires de services externes qui traitent des données à
caractère personnel pour DEB ECOF SRL qu'ils doivent à tout moment prendre les mesures de sécurité
nécessaires et en rendre compte à DEB ECOF SRL.
VIII.Vos droits en ce qui concerne le traitement de vos données
En tant que personne concernée, vous disposez d'un certain nombre de droits.
Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits énumérés ci-dessous, veuillez nous contacter à
l'adresse suivante :
debecof@debecof.be.
- Droit d'accès au plus tard un mois après réception de la demande : vous avez le droit de prendre
connaissance des données vous concernant dont nous disposons, afin de vérifier à quelles fins nous utilisons
celles-ci ;
- Droit de correction ou de rectification de données erronées : vous pouvez demander à ce que les données
incorrectes soient corrigées ou à ce que les données incomplètes soient complétées ;
- Droit d'opposition, si vous n'êtes pas d'accord avec la manière dont nous traitons vos don-nées à
caractère personnel ;
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d'obtenir vos données à caractère personnel
dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transférer à des tiers ;
- Droit d'effacement des données : à certaines conditions, vous avez le droit de faire supprimer des
données à caractère personnel. Cette demande peut être refusée.
L'inscription des données des membres dans le registre public est une obligation légale pour pouvoir
exercer les professions concernées ;
- Droit à la limitation du traitement.
Pour être certains que la demande d'accès émane du client lui-même, nous demandons de l'envoyer avec
une copie du recto de la pièce d'identité du client. La forme de la carte d'identité et le nom doivent
rester lisibles. Le client peut noircir toutes les autres données à caractère personnel.
Nous nous réservons le droit de ne pas donner suite aux questions qui sont manifestement infondées ou
excessives. Les renseignements dont nous disposons sur un tiers, ou une déclaration précisant que
nous ne détenons pas de renseignements sur vous, vous seront envoyés gratuitement dans le mois suivant
votre demande. Si nécessaire, ce délai peut être prolongé de deux mois, en tenant compte de la complexité
et du nombre de questions. Votre question est conservée aussi longtemps qu'un recours est possible.
IX.Plaintes
Il est préférable de d'abord contacter DEB ECOF SRL à l'adresse suivante :
debecof@debecof.be.
Si cette plainte n'est pas traitée correctement, les tiers ont la possibilité de déposer une plainte
auprès de l'autorité de protection des données.
Pour ce faire, vous pouvez utiliser les coordonnées suivantes :
AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES (APD)Rue de la presse 35, 1000 Bruxelles
E-mail : contact@apd-gba.be +32 (0)2 274 48 00 +32 (0)2 274 48 35
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
X.Violation en rapport avec vos données à caractère personnel
DEB ECOF SRL prend toutes les mesures appropriées et fait les efforts raisonnables pour protéger
les données à caractère personnel de ses clients et des tiers concernés, contre le piratage, la perte,
l'utilisation abusive ou la falsification.
Si une violation, présentant un risque élevé pour les droits et libertés du client ou tiers, devait
néanmoins se produire, DEB ECOF SRL en informe le client ou le tiers concerné sans délai,
aux conditions prévues par le RGPD/GDPR.
XI.Mises à jour et modifications de la déclaration de protection de la vie privée
DEB ECOF SRL peut modifier la déclaration de protection de la vie privée à condition d'en informer
les personnes concernées par le site Web de l'DEB ECOF SRL ou par courrier électronique.
Il peut notamment s'agir de se conformer à une nouvelle législation et/ou réglementation applicable dans
le domaine de la protection des données à caractère personnel, aux recommandations de l'Autorité belge de
protection des données, aux orientations, recommandations et meilleures pratiques du Comité européen de la
protection des données, et aux décisions des cours et tribunaux en la matière.